開会式の後、「チームを楽に、プロジェクトを早く進めるためのBacklog」というタイトルで登壇したのはサービシンク 代表取締役 名村晋治さん。サービシンクはWeb制作やシステム開発を手がける新宿のIT企業で、2006年からBacklogを利用している。名村さんは、4年前からWebクリエイターの質問に応えるPodcastを配信しており、昨日はヌーラボの橋本代表も参加したという。
　
　まずは前提の話として、「私の話は正論だと思いますが、正解ではない」と名村さん。Backlogは「未来を楽にするツール」。だから、「未来は苦労してもいいと思っている人」や「今の苦労は我慢できないという人」にはBacklogは向かない。ただ、「1年後には続けてきた自分を褒めたくなるはず」と名村氏は語る。
　
　そして本題は「Backlog、そもそも使いたくない人いるんじゃないの？」というユーザー会に似つかわしくない問いからスタートする。そんな名村さんも、2006年に使い始めた当時は、実は使いたくないと思う立場だった。「なんでこんなことやらなければならないの、面倒くさい」「Excelでなんとかなるでしょう」「『マネジメントで必要だからやりなさい』って、知るか！」「起票する間に作業終わる」と思っていたという。
　
　しかし、それから紆余曲折あり、5年経った2011年頃、あれだけいやがっていたBacklogの利用に腹落ちした経験があった。「書いておくって、そういうことか」「これ使わないとやばい」「これを使っていてマジよかった」となり、これ以降Backlogに起票しないという選択肢はなくなった。今では名村さんも「うちの会社でも人一倍Backlogに書けと言います（笑）」という存在になった。
　
　そんな「未来を楽にするツール」であるBacklogだが、情報共有の手間を減らすことで、「今」も楽にしてくれる。Backlogのようなチケット管理システムをなぜ使うのか？　名村さんは、「覚えないため、もっと言うと忘れるため」だと語る。「記憶に頼っている限りは、忘れることがある。当然抜け漏れもある。だから、いっそ忘れるために、Backlogに書いた方がいいと言っている」（名村さん）。
　
タスク管理ツールの謳い文句が現場ユーザーに響かない理由
　
　ほとんどのタスク管理ツールでは謳い文句が決まっている。「タスクの担当者・期日が明確になり、確認漏れや遅延を防ぐ」「複雑なプロジェクトや日常教務に最適」「プロジェクト全体、それぞれのタスク状況をチームで共有し、プロジェクトの進行を支援」などだ。「プロジェクトマネージャーであればこれで納得するが、ほとんどの人には響かない。だから、使うの面倒くさいにつながってしまう」と名村氏は語る。
　
　現場のユーザーが求めているのはメールでも、チャットでもいいから、明確な指示だという。デザイナーはデザインが仕事だし、プログラマーはコードを書きたいはず。指示書やドキュメント作成は本来の仕事ではないし、「エディタで2文字直して、FTPでアップするための作業にわざわざチケットいる？」「使うだけ手間も面倒も増える」という声もわかる。つまり、プロジェクト管理は人によって重さが違うのだ。
　
　そもそもチケット管理ステムを初めてプロジェクトで導入すると、使い始めはまったく楽にならない。1ヶ月経っても、記入する意味を見いだせない。しかし、1年経つと便利さを実感できるという。これは「書きためた情報がナレッジになってくるから」にほかならないという。
　
　時間が経つとなにが変わるのか？　たとえば過去の経緯、同じ作業・似た作業のやり方もわかる。「うちの会社の場合、エンジニアはSQLの内容と結果まで貼り付けています。1年前にやっていた調査もわかるし、新人はSQLを貼り付ければいい」と名村さん。細かく起票することで、引き継ぎも少なくなる。なにより、Backlogに起票しておけば、Backlogだけ探せばよくなる。「調査や繰り返し作業が出てきたとき効果は絶大」と名村さんは指摘する。
　
　ただし、この状況を実現するには、Backlogにすべての情報が集約されなければいけない。メールの連絡や資料、電話での連絡、個別チャットでの連絡、定例での口頭での話など、基本はBacklogにコピペしたり、起票する必要がある。かなりハードだが、ここまでやらないとチケット管理システムを導入する意味は見いだせないという。「すべては記憶に頼らず、覚えないため」（名村さん）だ。
　
　Backlogに業務の履歴が残るようにするためには、チャットでコメントのやりとりは絶対しないという意識が必要になるという。「探している時間は仕事の時間じゃないからねと言います。Backlogにまとめて書いておけばいいのに、メールやチャットを探すなんて時間がもったいない」と名村さん。
　
　そのため、サービシンクでのチャットのやりとりは、対応と依頼にBacklogのリンクを張るだけの簡素なやりとりになる。「これだけ見ると仲悪いみたいに見えてしまう。『メール送りましたー』という電話しているみたいで、ちょっとモヤモヤする（笑）」と名村さんは語る。
　
今の1分が未来の1時間を救うかもしれない
　
　名村さんにとってプロジェクト管理ツールは、「過去を未来に渡すツール」だという。「今の最適解だけ必要なら口頭でのやりとりでいいかもしれない。でも、プロジェクトは半年、1年続いていく、うちの会社の場合は10年続いているプロジェクトもあります。こうなると、一大ナレッジになります」と名村さん。
　
　Backlogでナレッジを溜めるためには、情報はどのように登録すべきか？　名村氏は、まず最低限「状態」「担当者」「マイルストーン」「開始日・終了日」は必須項目として登録すべきだという。これらは全員ができるまで、何回でも注意を行なって、徹底させる。その上で、業務のパス回しの際に担当者と状態を変更し、最後にチケットを終了させるというフェーズまで持ち込む。
　
　また、あとで「読み返す」ことを考慮しなければならない。そのため、英語表記とカタカナ表記のような揺れ、特定の人しかわからない「オレオレ単語」、一見してわからないタイトルなどを排除する入力が必要になるという。
　
　続いてBacklogのWikiだが、名村氏は「そもそも複数人で構造まで手を出してはいけないツールなので難しいと思っている」と指摘する。そこで同社ではプロジェクトごとにフォーマットを用意し、コピペして利用している。中身がないところはグレーで、中身があるところには色が付くので、色を埋めていくように入力を進めている。「だからどのプロジェクトを見ても構造が同じ」（名村さん）だという。
　
　最後に「ここにいる人は大丈夫だと思いますが、Backlogを使うのをいやがらないでいただきたい」と訴える名村さん。「確かに手間がかかる部分があるが、今だけを管理するツールと考えないでほしい。今の1分が未来の1時間を救うことになるかもしれません」と語る。もちろん、手間は少しの工夫で乗り切ることもできるし、なによりこのツールは自分と仲間のために存在している。「今使わなければならない理由、未来の自分と仲間を救うための理由を考えてほしい」と語り、自社で利用しているWikiのテンプレートを案内して、登壇を終えた。